Autorisation de droit à l’image en vidéo d’entreprise : les points clés à retenir

À l’heure de la digitalisation, valoriser votre environnement de travail et vos collaborateurs sur les réseaux sociaux et votre site internet grâce à la vidéo répond aux enjeux de votre marque employeur. Toutefois, vous vous demandez si vos salariés peuvent refuser d’apparaître sur ces supports. Qu’en est-il du droit à l’image en entreprise ? Est-il systématiquement nécessaire de faire signer une autorisation de droit à l’image pour vos vidéos ? Comment s’y prendre ?

Le droit à l’image en entreprise

Quand a-t-on besoin de faire signer une autorisation de droit à l’image ?

De nombreuses règles, issues en grande partie des décisions de Cours d’appel, abondent la jurisprudence en matière de droit à l’image. Néanmoins, ce dernier repose sur un droit fondamental défini dans l’article 9 du Code Civil : le respect de la vie privée.

Chacun possède un droit exclusif sur son image et l’utilisation qui en est faite, et ce, même au sein d’une entreprise ou institution.

Ainsi, la participation d’un salarié ou d’un intervenant externe à l’une de vos productions audiovisuelles requiert son consentement à partir du moment où la personne est identifiable. L’identification peut se faire par les traits de visage mais aussi par le contexte, le décor ou un signe distinctif tel qu’un tatouage.

Dans ce cas, l’employeur est tenu de demander une autorisation de droit à l’image vidéo pour la captation et la diffusion du film d’entreprise, qu’il s’agisse d’une communication externe ou interne (intranet, journal interne, affichage interne, etc.).

Cet accord doit de préférence être formalisé par écrit à l’aide d’un formulaire d’autorisation de droit à l’image adapté à la vidéo. Pour les mineurs, l’autorisation de chacun des titulaires de l’autorité parentale est requise.

À savoir : l’autorisation de droit à l’image pour la vidéo est également nécessaire pour pouvoir continuer à utiliser les prises de vue d’un salarié ayant quitté l’entreprise.

Les rares exceptions à la déclaration

Le droit à l’image doit rester compatible avec la liberté d’information. Aussi, à des fins non commerciales et en respectant la dignité des figurants, l’autorisation de droit à l’image vidéo n’est pas nécessaire pour les prises de vue de :

• Groupes ou scènes de rue dans les lieux publics (l’entreprise ne constitue pas un lieu public) ;
• Événements d’actualité ;
• Personnalités publiques dans l’exercice de leurs fonctions (élu, ministre, etc.).

Par ailleurs, dans certains cas exceptionnels, la justice reconnaît la notion d’accord implicite. C’est-à-dire qu’elle considère que le fait même qu’un collaborateur participe au tournage d’un film institutionnel (une interview par exemple), implique qu’il accepte que son image soit utilisée. Il faut cependant prouver qu’il est bien en toute connaissance de l’exploitation faite de la vidéo d’entreprise.

Pour éviter le moindre désagrément, le plus sûr reste donc de faire signer une autorisation de droit à l’image à ses salariés.

Quels sont les risques encourus en cas de non-respect du droit à l’image en entreprise ?

Si vous filmez un salarié sans son accord dans un lieu privé, tel que votre entreprise, à des fins non professionnelles, il est en droit de vous demander de supprimer la production audiovisuelle.

Si vous refusez, vous vous exposez à un an d’emprisonnement et 45 000 € d’amende. La publication sans l’accord d’une personne est, elle, sanctionnée d’un an d’emprisonnement et de 15 000 € d’amende.

Autorisation de droit à l’image vidéo : comment s’y prendre ?

Faire rédiger son autorisation de droit à l’image vidéo par un avocat ou utiliser celle fournie par Mars Vidéos

Nous vous recommandons vivement de consulter un avocat spécialisé pour la rédaction de l’autorisation d’exploitation de droit à l’image, en particulier si vous diffusez votre film à grande échelle. 

Si nous collaborons ensemble, nous sommes en mesure de vous fournir un formulaire d’autorisation de droit à l’image vidéo en totale conformité légale. Notre agence de production audiovisuelle travaille avec un cabinet d’avocats spécialisés en la matière. Nos autorisations sont particulièrement précises afin de vous couvrir au maximum pour toute exploitation.

Il est en effet important d’anticiper toutes les exploitations possibles de votre vidéo corporate puisqu’il n’est pas possible de réutiliser une captation audiovisuelle dans un autre contexte et/ou support que ceux prévus dans l’autorisation de droit à l’image. La participation à un tournage ne vaut pas acceptation de toutes les utilisations potentielles.

Prévoir une autorisation de droit à l’image dans le contrat de travail

Vous pouvez joindre à vos contrats de travail une autorisation de droit à l’image vidéo. Privilégiez une annexe plutôt qu’une simple clause car il est important d’employer des termes précis et de balayer les éléments essentiels de l’exploitation de l’image mentionnés plus bas. 

Sachez que vos salariés seront toutefois libres de s’y opposer. Pour limiter les refus, vous pouvez par exemple limiter l’utilisation possible à vos supports internes (intranet, télévisions d’entreprise) et faire signer une autorisation supplémentaire pour vos campagnes de communication externe.

Faire signer et conserver les autorisations

Les déclarations de cession de droit d’exploitation d’image sont à faire signer soit en amont du tournage par vos soins, soit lors du tournage par vos équipes ou la nôtre, selon votre convenance.

À la fin de la captation audiovisuelle, nous vous remettons toutes les autorisations remplies par vos intervenants et/ou figurants.

Les autorisations de droit à l’image de vos vidéos d’entreprise doivent être conservées durant toute leur durée de validité. Cela vous permet notamment de rester protégé si vous souhaitez réutiliser les prises de vue pour de futures utilisations.

Une astuce pour vous y retrouver : établissez un registre numérique indiquant le nom du projet audiovisuel, la liste des figurants, la date limite de leur autorisation et les types d’utilisations possibles.

Pour assurer une bonne conformité en matière de RGPD, vous pouvez ajouter une mention telle que :

« Les données personnelles collectées dans la présente sont destinées exclusivement à l’entreprise et sont conservées durant toute sa durée de validité. Elles sont nécessaires au recueil du consentement au droit à l’image. Vous bénéficiez de plusieurs droits, tels que l’accès et la rectification, dans les limites prévues par le RGPD. Tout exercice de ces droits peut s’effectuer sur simple demande à xxx@xxx.com »

Et si un salarié refuse d’être filmé ?

Si un collaborateur s’oppose à ce que vous utilisiez son image, le mieux reste d’envisager le storyboard et le tournage sans cette personne. 

Si cela n’est pas possible, dans le cas d’un événement d’entreprise par exemple, nous pouvons alors flouter tous les éléments qui pourraient permettre d’identifier la personne. 

L’idéal est d’avertir les participants en amont que des photos ou vidéos seront prises en précisant à quelles fins. Cela facilite généralement l’acceptation de vos salariés. Vous pouvez par exemple l’indiquer lors des inscriptions et grâce à de l’affichage sur place. 

Que doit comporter l’autorisation de droit à l’image vidéo ?

Une autorisation de droit à l’image dédiée à la vidéo se doit d’être précise pour s’assurer que le figurant accorde son consentement à toutes les utilisations prévues de la captation. 

Identification des parties

La déclaration d’autorisation d’exploitation de l’image comporte bien entendu des champs à remplir pour identifier le salarié : nom, prénom, date de naissance et adresse personnelle.

Il faut également délivrer les informations concernant l’entreprise cessionnaire ainsi que l’agence audiovisuelle mandatée pour la réalisation audiovisuelle :

• Nom de l’entreprise et forme sociale
• Adresse du siège social
• Immatriculation
• Nom du représentant légal en exercice

Le projet et sa finalité

Indiquez ici le nom du projet, par exemple “enregistrement d’un clip promotionnel pour la campagne de rentrée”, avec sa date d’enregistrement. 

Complétez en précisant l’utilisation qui sera faite des prises de vue. Les juges n’admettent pas les clauses trop générales telles que “toute utilisation”. Aussi, préciser le contexte, les fins publicitaires, commerciales, la possibilité de couper et adapter le film, etc.

Les supports

Il est possible d’inclure la mention “sur tous supports et médias”. Néanmoins, il est préférable de détailler chacun des supports sur lesquels le film d’entreprise pourrait être diffusé pour s’assurer de l’acceptation du collaborateur. Pensez notamment à :

• votre site internet, en précisant l’adresse ;
• les réseaux sociaux ;
• la télévision (écrans d’entreprise ou lors de salons professionnels)
• la presse en ligne
• le cinéma ou la télévision grand public
• votre intranet

L’étendue géographique de l’exploitation

Cette précision peut sembler futile, mais au regard de l’exploitation internationale d’Internet, elle permet d’éviter qu’un salarié ne s’oppose à une utilisation en ligne. La mention universelle “pour le monde entier” est suffisante pour vous couvrir de ce risque.

La durée de l’exploitation

La durée de cession du droit d’exploitation doit impérativement être mentionnée. Si ce n’est pas le cas, les engagements perpétuels étant interdits, le contrat serait qualifié de contrat à durée indéterminée et les contractants pourraient y mettre fin à tout moment sans justification.

A contrario, si la déclaration d’exploitation prévoit une durée, même longue, le salarié ne peut pas la résilier de manière anticipée. Cette période peut être reconduite tacitement.

De même, si vous comptez continuer à utiliser les prises de vue d’un salarié même après la cessation de son contrat de travail, il est bon de le préciser dans le formulaire d’autorisation de droit à l’image.

La rémunération

L’autorisation peut être cédée à titre gratuit et sans contrepartie mais cela doit être précisé dans votre document.

En conclusion, faire signer une autorisation de droit à l’image à vos salariés pour vos vidéos d’entreprise est une précaution indispensable à prendre en amont ou lors du tournage. Bien sûr, nos équipes sont là pour vous accompagner et vous conseiller dans cette démarche. Nous pouvons tout à fait vous proposer des formulaires adaptés à votre projet audiovisuel et votre entreprise.